Datenschutzerklärung

Im Folgenden möchten wir Besucher über die Erhebung personenbezogener Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) bei einer Anmeldung zu einer unserer Veranstaltungen informieren.

Zur besseren Lesbarkeit wird im Text in der Regel nicht gegendert, selbstverständlich beziehen sich alle Aussagen sowohl auf das weibliche als auch das männliche Geschlecht sowie auf alle nichtbinären Geschlechtsidentitäten.

Unter Besuchern verstehen wir (Fach-)Besucher, Referenten, Kongresspräsidenten, wissenschaftliche Mitarbeiter, Studenten, Vorsitzende, Autoren, Co-Autoren, Mitwirkende der Programmkommissionen oder andere Personen, die an einer Veranstaltung teilnehmen möchten. Personenbezogene Daten im Sinne der DSGVO sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, zum Beispiel Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzerverhalten.

Teil A: Allgemeine Informationen

§ 1 Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und des Datenschutzbeauftragten

Wir, die WISO S. E. Consulting GmbH, Heidelberger Platz 3, 14197 Berlin, Deutschland, sind Verantwortlicher gemäß Art. 4 Abs. 7 DSGVO für diese Website [https://events.mcon-mannheim.de/frontend/index.php?sub=389].

Wenn Sie eine Frage zum Datenschutz oder zur Datensicherheit haben, erreichen Sie unseren Datenschutzbeauftragten unter den folgenden Kontaktdaten:

WISO S. E. Consulting GmbH
Tel.: +49 (0)30/82787-5339
E-Mail: info@wiso-consulting.de

§ 2 Allgemeine Informationen, Begriffsbestimmungen

(1) Wir sind Veranstalter von verschiedenen wissenschaftlichen Kongressen (im Folgenden: Veranstaltungen) und bieten Besuchern die Möglichkeit, an Veranstaltungen als Besucher teilzunehmen. Zur Organisation dieser Veranstaltungen bedienen wir uns der m:con – mannheim:congress GmbH, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim, (im Folgenden: m:con) als Dienstleister. m:con ist ein Unternehmen, dessen Dienstleistungsportfolio unter anderem die Planung, Organisation und Durchführung von Veranstaltungen aller Art, insbesondere von Kongressen (medizinisch-wissenschaftlicher Art), (wissenschaftlichen) Tagungen, Hauptversammlungen, Messen, Ausstellungen, Seminaren, Fortbildungsveranstaltungen sowie sonstigen kommerziellen Veranstaltungen, einschließlich des Registrierungsmanagements für Veranstaltungen, umfasst. Die Veranstaltungen werden im Congress Center Rosengarten Mannheim oder anderen Veranstaltungsstätten durch m:con selbst, als Veranstalter oder als Dienstleister für einen anderen Veranstalter, durchgeführt.

(2) Im Folgenden möchten wir Sie über die Erhebung personenbezogener Daten bei der Inanspruchnahme unserer Dienstleistungen informieren. Personenbezogene Daten sind alle Daten, die auf Sie persönlich beziehbar sind, zum Beispiel Name, Adresse, E-Mail-Adresse, Nutzerverhalten.

(3) Teilweise bedienen wir uns zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten externer Dienstleister. Diese wurden von uns sorgfältig ausgewählt und beauftragt, sind an unsere Weisungen gebunden und werden regelmäßig kontrolliert.

(4) Weiterhin können wir Ihre personenbezogenen Daten an Dritte weitergeben, wenn Aktionsteilnahmen, Gewinnspiele, Vertragsabschlüsse oder ähnliche Leistungen von uns gemeinsam mit Partnern angeboten werden. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie bei Angabe Ihrer personenbezogenen Daten oder untenstehend.

(5) Soweit unsere Dienstleister oder Partner ihren Sitz in einem Staat außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) haben, informieren wir Sie über die Folgen dieses Umstands in der Beschreibung des Angebots.

§ 3 Kontaktaufnahme

(1) Bei Ihrer Kontaktaufnahme an uns per E-Mail oder über ein Kontaktformular werden die von Ihnen mitgeteilten Daten (Ihre E-Mail-Adresse, gegebenenfalls Ihr Name und Ihre Telefonnummer) von uns gespeichert, um Ihre Fragen zu beantworten. Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

(2) Falls wir für einzelne Funktionen unseres Angebots auf beauftragte Dienstleister zurückgreifen oder Ihre personenbezogenen Daten für werbliche Zwecke nutzen möchten, werden wir Sie untenstehend im Detail über die jeweiligen Vorgänge informieren. Dabei nennen wir auch die festgelegten Kriterien der Speicherdauer.

§ 4 Teilnehmerregistrierung und Aufnahme in das Kundenmanagementsystem

(1) Zur Durchführung Ihrer Anmeldung und Registrierung als Teilnehmer der Veranstaltung bedienen wir uns zudem eines externen Dienstleisters (Auftragsverarbeiter), der m:con – mannheim:congress GmbH, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim. Mit diesem Dienstleister wurde ein separater Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

(2) Unser Dienstleister m:con setzt auch eine Kundenmanagementsoftware ein und verarbeitet darin Daten, die auch personenbezogen sein können, zu den Zwecken

der besseren Pflege der Kunden- beziehungsweise Geschäftsbeziehungen (zum Beispiel Dokumentation, Qualitätsmanagement, Angebotserstellung),
der Organisation, Planung und Durchführung von Veranstaltungen,
der Pflege der Kundendatenbank

Zu diesen Daten zählen die Daten, die von Ihnen im Rahmen der Kontaktaufnahme gemäß Teil A § 3 und der Online-Registrierung gemäß Teil B § 3, angegeben oder aus sonstigen Quellen rechtmäßig gemäß Art. 5 und 6 DSGVO erhoben wurden.

(3) Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten sind Art. 6 (1) a und f DSGVO. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldangaben gemäß Teil B § 3 ist Art. 6 (1) b DSGVO.

§ 5 Ihre Rechte

(1) Sie haben uns gegenüber folgende Rechte, hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:
– Recht auf Auskunft
– Recht auf Berichtigung oder Löschung
– Recht auf Einschränkung der Verarbeitung
– Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung
– Recht auf Datenübertragbarkeit

(2) Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren.

§ 6 Widerspruch oder Widerruf gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten

(1) Falls Sie eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, können Sie diese jederzeit widerrufen. Ein solcher Widerruf beeinflusst die Zulässigkeit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, nachdem Sie ihn gegenüber uns ausgesprochen haben.

(2) Soweit wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf das berechtigte Interesse stützen, können Sie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen. Dies ist der Fall, wenn die Verarbeitung insbesondere nicht zur Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist, was von uns jeweils bei der nachfolgenden Beschreibung der Funktionen dargestellt wird. Bei Ausübung eines solchen Widerspruchs bitten wir um Darlegung der Gründe, weshalb wir Ihre personenbezogenen Daten nicht wie von uns durchgeführt verarbeiten sollten. Im Fall Ihres begründeten Widerspruchs prüfen wir die Sachlage und werden entweder die Datenverarbeitung einstellen beziehungsweise anpassen oder Ihnen unsere zwingenden schutzwürdigen Gründe aufzeigen, aufgrund derer wir die Verarbeitung fortführen.

(3) Selbstverständlich können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit widersprechen. Über Ihren Werbewiderspruch können Sie uns unter den in § 1 aufgeführten Kontaktdaten informieren.

§ 7 Speicherung

Die erhobenen personenbezogenen Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, Sie von ihrem Widerspruchsrecht oder Recht auf Löschung gebraucht gemacht haben und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (wie zur Dokumentation aus buchhalterischen Gründen aus der Abgabenordnung, dem Handelsgesetz oder dem Umsatzsteuergesetz) oder unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO entgegenstehen.

Aufgrund gesetzlicher Aufbewahrungsfristen kann es sein, dass Daten bis zu zehn Jahre gespeichert werden müssen.

Unser berechtigtes Interesse hierbei besteht (i) in der Kontaktaufnahme zur Vertragsanbahnung, (ii) in der besseren Pflege der Kunden- beziehungsweise Geschäftsbeziehungen, (iii) in deren Dokumentationen, (iv) im Reklamations- und Qualitätsmanagement, (v) aus Gründen der Direktwerbung, um Ihnen Informationen und Angebote von Veranstaltungen zuzusenden, die von uns durchgeführt oder betreut werden, (vi) um bei einer erneuten Geschäftsanbahnung Ihre Anfrage schneller und zielgerichteter zu beantworten und Ihnen ein passgenaueres Angebot zu erstellen sowie (vii) in der Abwehr von Ansprüchen beziehungsweise (viii) zur Geltendmachung und gegebenenfalls auch Durchsetzung unserer Zahlungsansprüche im Fall von Zahlungsausfällen, wozu wir je nach Bedarf auch eine Rechtsakte erstellen.

Teil B: Onlineanmeldung

§ 1 Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website

(1) Bei der rein informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten, Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO:
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit der Anfrage
– Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
– Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
– Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
– jeweils übertragene Datenmenge
– Website, von der die Anforderung kommt
– Browser
– Betriebssystem und dessen Oberfläche
– Sprache und Version der Browsersoftware

(2) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten, werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch die der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

(3) Der Einsatz von Cookies:

a.) Unsere Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:
– transiente Cookies (dazu b)
– persistente Cookies (dazu c)

b.) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit der sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

c.) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

d.) Sie können Ihre Browsereinstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und zum Beispiel die Annahme von Third Party Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen unserer Website nutzen können.

(4) Unsere Website nutzt verschiedene Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise Sie aus der tabellarischen Auflistung in § 4 entnehmen können

§ 2 Benutzerkonto und Registrierung für Veranstaltungen

(1) Möchten Sie eine Veranstaltung besuchen, ist es erforderlich sich für die jeweilige Veranstaltung zu registrieren. Die Einrichtung eines gesonderten Benutzerkontos ist nicht erforderlich.

(2) Die im Rahmen des Registrierungsprozesses verarbeiteten personenbezogenen Daten unterschieden sich danach, ob Sie

lediglich als Besucher der Veranstaltung teilnehmen,
Programmbeiträge für die Veranstaltung einreichen, bewerten oder begutachten
oder weitere Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Veranstaltung in Anspruch nehmen, die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden wie

die Beantragung von Fortbildungspunkten bei und die Erstellung von Fortbildungszertifikaten der Landesärztekammer,
Hotelzimmerbuchungen, -reservierungen,
Verpflegung und Bewirtung (Cateringdienstleistungen),
Koordinierung der Vortragsabwicklung (Zu- beziehungsweise Absage zu Vortragseinladungen).

(3) Beim erstmaligen eigenen Anlegen eines Benutzerkontos zur Registrierung für Veranstaltungen oder eines Kundenkontos zur Einreichung eines Programmbeitrags erheben wir Ihre Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) und fordern Sie auf, einen Benutzernamen und ein Passwort auszuwählen. Diese Angaben werden dann für die Erstellung eines Benutzerkontos verwendet. Mit diesen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) können Sie sich zukünftig anmelden und weitere Dienste in Anspruch nehmen.

Sofern Sie im Auftrag eines Dritten ein Benutzerkonto anlegen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. In diesem Fall haben Sie sicherzustellen, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind.

Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, keinem Dritten mitzuteilen und diese so aufzubewahren, dass Dritten keine – auch keine zufällige – Kenntnisnahme ermöglicht wird. Sie sind weiter verpflichtet, keinem Dritten die Nutzung Ihres Benutzerkontos über Ihre Zugangsdaten zu ermöglichen.

Sofern Sie befürchten, dass Dritte Ihre Zugangsdaten erlangt haben oder ein Missbrauch vorliegt, sind Sie verpflichtet, uns unverzüglich schriftlich zu informieren.

Sie haften grundsätzlich für sämtliche Aktivitäten, die unter Verwendung Ihres Benutzerkontos vorgenommen werden, es sei denn, Sie haben den Missbrauch Ihres Benutzerkontos nicht zu vertreten, weil keine Verletzung der bestehenden Sorgfaltspflichten vorliegt.

§ 3 Teilnahme an Veranstaltungen als Besucher

(1) Möchten Sie eine Veranstaltung besuchen, ist es erforderlich, sich für die jeweilige Veranstaltung zu registrieren. Die Einrichtung eines gesonderten Benutzerkontos ist nicht erforderlich.

(2) Dem Registrierungsprozess ist eine Vorabfrage über die Teilnahmeart vorgeschaltet. Durch diese Vorabfrage erfahren wir, ob ein Teilnehmer für Ermäßigungen berechtigt ist. Zur Überprüfung der Ermäßigungsberechtigung ist es erforderlich, weitere Daten zu erheben.

Bei der Auswahl der Vorabfrage „Ausbildung/im Studium“ sind Studiennachweise im Anschluss an Ihre Registrierung zur Überprüfung zu übermitteln, wenn nichts anderes beschrieben ist. Die Übermittlung des Nachweises hat über die Funktion „Hochladen“ zu erfolgen. Alternativ werden Sie gebeten, Ihren Nachweis per E-Mail oder Fax an den entsprechenden Registrierungskontakt zu senden. Bei Rückfragen können Sie sich an den zuständigen Ansprechpartner für die Veranstaltung wenden, die Kontaktdaten sind im Registrierungsprozess angegeben.

Bei der Auswahl der Vorabfrage „Mitgliedschaft“ erfolgt ein Abgleich Ihrer Angaben mit den Informationen, die der jeweilige Aussteller der „Mitgliedschaft“ bereitgestellt hat (medizinische Fachgesellschaft, Verein, Verband etc.).

(3) Nach Beendigung der Vorabfrage und der Auswahl „mit der Buchung beginnen“ öffnet sich der Buchungsprozess. Hier erfolgt die Auswahl der einzelnen (kostenpflichtigen) Veranstaltungsteile (Besuch der Veranstaltung, Teilnahme am Workshop, einem Kurs oder sonstigen Veranstaltungsteilen).

Die zur Durchführung des Registrierungsvorgangs erforderlichen Pflichtangaben sind entsprechend mit einem * gekennzeichnet. Die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern erfolgt dabei für die Erfüllung des Vertrags.

a.) Die Angabe von Daten, die zur Durchführung der Dienstleistungen erforderlich sind, sind als Pflichtfelder gekennzeichnet. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern ist Art. 6 (1) b DSGVO.

b.) Die Angabe von Daten aus den freiwilligen Feldern, zum Beispiel das Abonnieren von Newslettern oder Angaben zu Marketingzwecken, erfolgt auf freiwilliger Basis. Diese freiwilligen Angaben ermöglichen es uns,

Ihnen als Besucher gezielte Fachinformationen bereits vor einer Veranstaltung zukommen zu lassen,
im Nachgang der Veranstaltung zukünftige Veranstaltungen besser zu gestalten
sowie zielgerichtet auf Ihre Interessen einzugehen.

Mit dieser Eingabe entscheiden Sie selbst, welche Daten wir von Ihnen erhalten. Die Erteilung der Einwilligungserklärung erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie können Ihr Einverständnis ohne nachteilige Folgen verweigern und eine einmal erteilte Einwilligung auch jederzeit widerrufen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den freiwilligen Feldern sind Art 6 (1) a und f DSGVO.

c.) Zum Abschluss des Buchungsprozesses bestätigen Sie vor Abschluss jedes Registrierungsvorgangs, der Einreichung von Programmbeiträgen und deren Koordinierung oder der Inanspruchnahme von sonstigen Dienstleistungen durch Anklicken der Schaltfläche, unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und unsere Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen zu haben, oder bei telefonischer Bestellung durch mündliche Einverständniserklärung, dass Sie die zu diesem Zeitpunkt gültige Datenschutzerklärung zur Kenntnis genommen haben und ihr zustimmen. Im Anschluss erhalten Sie eine zusammenfassende Buchungsübersicht über die ausgewählten Veranstaltungsteile, bevor Sie in einem nächsten Buchungsschritt das Zahlungsmittel auswählen und die Teilnahmeanmeldung durch Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen abschließen können. Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern sind Art. 6 (1) b und f DSGVO.

§ 4 Tabellarische Auflistung der Cookies

Statistik-Cookies helfen Webseitenbesitzern, zu verstehen, wie Besucher mit Webseiten interagieren, indem Informationen anonym gesammelt und gemeldet werden.
Name	Art	Beschreibung	Gültigkeit	Ursprung
cr_client	Persistenter Cookie, http	Erkennung des Cleverreach-Accounts	14 Tage	Cleverreach
cr_mailing	Persistenter Cookie, http	Erkennung der Mailing-ID	14 Tage	Cleverreach
cr_user	Persistenter Cookie, http	Erkennung der Mailing-ID	14 Tage	Cleverreach
PHPSESSID	Transiente Cookies	Identifikation einer Nutzersitzung	Session	Converia
checkin_list_id	Transiente Cookies	Bereitstellung von Informationen im Teilnehmer- Check-in-Modul (administrativ)	Session	Converia
CFK_REGISTRATION_COUNTER_MODE	Transiente Cookies		Session	Converia
PAPERACCESSLIST	Transiente Cookies		Session	Converia
Converia_Be_SID	Transiente Cookies	Identifikation eines Backendnutzers	Session	Converia
Converia_SID	Transiente Cookies	Identifikation eines Frontendnutzers	Session	Converia

§ 5 Sicherheitszertifikate

Unsere Website einschließlich ihrer Unterseiten verwendet eine verschlüsselte Übertragung, um die Sicherheit bei der Übertragung von personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die verschlüsselte Übertragung erfolgt auf Basis eines Zertifikats.

Teil C: Virtuelle Veranstaltungen

§ 1 Hinweise zum Datenschutz

Bei virtuellen und hybriden Veranstaltungen findet die Veranstaltung im Ganzen beziehungsweise in Teilen ortsungebunden ohne oder mit physischer Präsenz statt. Für die Teilnahme an diesen Veranstaltungsarten erfolgt eine Zuschaltung des Teilnehmers über technische Mittel (Laptop, PC, Tablet etc.) mittels einer persönlichen Zugangsberechtigung. Die Zuschaltung erfolgt mit Unterstützung von externen Dienstleistern. Rechtsgrundlage für die im Rahmen der Zuschaltung der Teilnehmer verarbeiteten personenbezogenen Daten ist Art. 6 (1) b DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt dabei stets bezogen auf die konkret dargestellten Zwecke.

§ 2 Bestimmungen Dritter

Bei einer Onlineteilnahme an der Veranstaltung sind die folgenden technischen Bestimmungen (technische Mindestvoraussetzungen) zu beachten:

Endgerät: stationärer PC/Laptop/Tablet oder Smartphone
die aktuellste Browserversion – am besten Google Chrome (Der Browser Internet Explorer ist mittlerweile veraltet und daher nicht für die Teilnahme am digitalen Kongress geeignet)
eine stabile Internetverbindung