DATENSCHUTZINFORMATION FÜR TEILNEHMER*INNEN VON VERANSTALTUNGEN GEMÄSS ART. 13 UND ART. 21 DSGVO

Sehr geehrte*r Teilnehmer*in,

wir informieren Sie nachstehend gemäß Art. 13 DSGVO über die Verarbeitung Ihrer Daten und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

Die allgemeinen Bestimmungen in Teil A finden stets Anwendung. Der Abschnitt B findet zusätzlich Anwendung, wenn Besucher*innen sich Online für eine Veranstaltung anmelden. Der Abschnitt C findet zusätzlich Anwendung, wenn sich Besucher*innen vor Ort über Self-Check-Terminals für eine Veranstaltung anmelden. Der Abschnitt D findet zusätzlich Anwendung, wenn sich Besucher*innen vor Ort am Counter für eine Veranstaltung anmelden.

Teil A: Allgemeine Informationen

§ 1 Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen können Sie sich wenden?

Deutscher Hebammenverband e. V.
Gartenstraße 26
76133 Karlsruhe
T. 0721 98189-0
F. 0721 98189-20
info@hebammenverband.de

Vertretungsberechtigte:
Ulrike Geppert-Orthofer (Präsidentin)
Dirk Günther (Geschäftsführer)

Sie erreichen unsere Datenschutzbeauftragte unter:

Friederike Scholz
Concepture GmbH
Erlenstraße 13
77815 Bühl/Baden

T. 07223 808479-0
datenschutz.hebammenverband@concepture.de

§ 2 Wofür verarbeiten wir die Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

Die Datenverarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage auf Teilnahme an einer Veranstaltung und um einen Vertrag mit Ihnen schließen zu können. Sofern Sie oder ein*e Dritte*r (z. B. Ihr*e Arbeitgeber*in), der/die Sie anmeldet, bei der Anmeldung die erforderlichen Anmeldedaten nicht angibt, können Sie sich nicht für eine Veranstaltung anmelden bzw. angemeldet werden. Ihre Daten werden erhoben, um die jeweilige Veranstaltung organisieren und durchführen zu können, ggf. Teilnahme-/Prüfbescheinigungen für Sie ausstellen zu können und zur Erfüllung von Nachweispflichten bei geförderten Programmen (z. B. Bildungsprämie). Die Verarbeitung Ihrer Daten ist nach Art. 6 Abs. 1 b) DSGVO für den Abschluss und die Erfüllung des Vertrags mit Ihnen erforderlich. Darüber hinaus ist die Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erforderlich. Unsere berechtigten Interessen bestehen in Zusammenhang mit der Erfüllung der gegenseitigen Pflichten mit der auftragsgemäßen Abwicklung des Vertrages. Beachten Sie hierzu bitte den Hinweis Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO auf Seite 2 dieses Informationsblattes.

§ 3 Welche Arten von Daten verarbeiten wir?

Wir verarbeiten wir nachfolgende Kategorien von Daten: Identifikationsdaten (z. B. Name), Kommunikations- und Adressdaten (z. B. Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Anschrift und ggf. abweichende Rechnungsanschrift), vertragsspezifische Daten (z. B. Workshops, Hotelzimmer).

§ 4 An wen übermitteln wir Ihre Daten?

Innerhalb unseres Verbandes erhalten die Stellen Zugriff, die das zur Erfüllung ihrer Pflichten benötigen. Soweit zur Abwicklung des Vertrages erforderlich, werden wir Ihre Daten an damit verbundene Dienstleister*innen (z. B. Seminarbegleitung, Hotel/Tagungshaus) übermitteln. Sofern Sie dies bei der Anmeldung angeben, geben wir Ihre Kontaktdaten an andere Teilnehmer*innen weiter (z. B. zur Bildung einer Fahrgemeinschaft). Wenn Sie an einem Förderprogramm teilnehmen, werden Ihre Daten zur Erfüllung der Nachweispflicht an den/die jeweilige*n Kostenträger*in weitergegeben.

Zur Durchführung Ihrer Anmeldung und Registrierung als Teilnehmer*in der Veranstaltung bedienen wir uns zudem einer externen Dienstleisterin (Auftragsverarbeiterin), der m:con – mannheim:congress GmbH, Rosengartenplatz 2, 68161 Mannheim.  Mit dieser Dienstleisterin wurde ein separater Vertrag zur Auftragsdatenverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

§ 5 Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Übermittlung Ihrer Daten in ein Land außerhalb der EU findet in der Regel nicht statt. Werden im Rahmen der Auftragsverarbeitung Dienstleister*innen in einem Drittland eingesetzt, sind diese zur Einhaltung des Datenschutzniveaus in der EU verpflichtet.

§ 6 Wie lange speichern wir Ihre Daten?

Die bei uns gespeicherten Daten werden gelöscht, sobald sie für ihre Zweckbestimmung nicht mehr erforderlich sind und der Löschung keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Sofern die Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt. D. h. die Daten werden gesperrt und nicht für andere Zwecke verarbeitet. Das gilt z. B. für Daten der Mitglieder, die aus handels- oder steuerrechtlichen Gründen aufbewahrt werden müssen.

§ 7 Gibt es eine Pflicht, Daten bereitzustellen?

Die Angabe der personenbezogenen Daten erfolgt freiwillig. Die Verarbeitung der erhobenen Daten ist für den Abschluss und die Durchführung des Vertrages zwischen uns und Ihnen erforderlich. Wenn wir die Daten nicht verarbeiten können, können wir unsere vertraglichen Pflichten Ihnen gegenüber nicht erfüllen. Wir müssten den Vertrag kündigen, wenn Sie der Verarbeitung der Daten widersprechen sollten. Das gilt nicht, wenn Sie nur der Verarbeitung zu Zwecken der Werbung und des Marketings widersprechen.

§ 8 Welche Datenschutzrechte haben Sie?

Ihnen stehen bei Vorliegen der gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte nach Art. 15 bis 22 DSGVO zu:

Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, auf Datenübertragbarkeit. Außerdem steht Ihnen nach Art. 13 Abs. 2 b) in Verbindung mit Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung zu, die auf Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO beruht.

Sie haben gemäß Art. 77 DSGVO das Recht, sich bei der Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Die Anschrift der für unser Unternehmen zuständigen Aufsichtsbehörde lautet:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit
Baden-Württemberg
Postfach 10 29 32, 70025 Stuttgart
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
T. 0711 61 55 41-0   
F. 0711-61 55 41-15
poststelle@lfdi.bwl.de
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de

Angaben zu weiteren Aufsichtsbehörden finden Sie unter https://www.bfdi.bund.de -> Infothek -> Anschriften und Links.

§ 9 Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund Art. 6 Abs. 1 f) DSGVO (Datenverarbeitung auf Grundlage der Interessensabwägung) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen überwiegen oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung von Rechtsansprüchen oder der Verteidigung dagegen.

Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung personenbezogener Daten zu Zwecken der Werbung einzulegen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Werbung, so werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke verarbeiten.

Der Widerspruch erfolgt formfrei an folgende Adressen:

T. +49 (0) 721-98189-0
info@hebammenverband.de

§ 10 Foto- und/oder Filmaufnahmen auf Veranstaltungen

Während unseren Veranstaltungen werden von uns ggf. Foto- und Filmaufnahmen von der Veranstaltung erstellt. Diese Aufnahmen verwenden wir dazu, über die Veranstaltung in unseren verbandsinternen Medien, Social Media und ggf. der Presse zu berichten und für Marketingzwecke ähnlicher Veranstaltungen zu nutzen. Bei den Aufnahmen der Veranstaltung lässt es sich nicht vermeiden, auch Teilnehmer*innen mit abzubilden, die ggf. auch so klar zu erkennen sind, dass sie auf den Aufnahmen identifiziert werden können. Die Verwendung der Foto- und/oder Filmaufnahmen für die Berichterstattung/Marketing erfolgt auf der Rechtsgrundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unserer überwiegenden Interessen als Veranstalter, die Veranstaltung auch medial zu verwerten. Sollten Sie etwas dagegen haben, dass Sie auf Foto- und Filmaufnahmen zu sehen sind und diese für die oben genannten Zwecke verwendet werden, könnten Sie dagegen widersprechen. Genauere Informationen für einen Widerspruch finden Sie unter § 9 dieser Datenschutzinformation.

Teil B: Online-Anmeldung

§ 1 Erhebung personenbezogener Daten beim Besuch unserer Website

(1) Bei der bloß informatorischen Nutzung unserer Website erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie unsere Website betrachten möchten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO):
– IP-Adresse
– Datum und Uhrzeit der Anfrage
– Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
– Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
– Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
– jeweils übertragene Datenmenge
– Website, von der die Anforderung kommt
– Browser
– Betriebssystem und dessen Oberfläche
– Sprache und Version der Browsersoftware.

(2) Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten, werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche der Stelle, die den Cookie setzt (hier durch uns), bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen.

(3) Der Einsatz von Cookies:

a.) Diese Website nutzt folgende Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise im Folgenden erläutert werden:
– Transiente Cookies (dazu b)
– Persistente Cookies (dazu c).

b.) Transiente Cookies werden automatisiert gelöscht, wenn Sie den Browser schließen. Dazu zählen insbesondere die Session-Cookies. Diese speichern eine sogenannte Session-ID, mit welcher sich verschiedene Anfragen Ihres Browsers der gemeinsamen Sitzung zuordnen lassen. Dadurch kann Ihr Rechner wiedererkannt werden, wenn Sie auf unsere Website zurückkehren. Die Session-Cookies werden gelöscht, wenn Sie sich ausloggen oder den Browser schließen.

c.) Persistente Cookies werden automatisiert nach einer vorgegebenen Dauer gelöscht, die sich je nach Cookie unterscheiden kann. Sie können die Cookies in den Sicherheitseinstellungen Ihres Browsers jederzeit löschen.

d.) Sie können Ihre Browser-Einstellung entsprechend Ihren Wünschen konfigurieren und z. B. die Annahme von Third-Party-Cookies oder allen Cookies ablehnen. Wir weisen Sie darauf hin, dass Sie dann eventuell nicht alle Funktionen dieser Website nutzen können.

(4) Diese Website nutzt verschiedene Arten von Cookies, deren Umfang und Funktionsweise Sie aus der tabellarischen Auflistung in § 6 entnehmen können.

§ 2 Benutzerkonto und Registrierung für Veranstaltungen

(1) Möchten Sie eine Veranstaltung besuchen, ist es erforderlich ein Benutzerkonto einzurichten und sich für die jeweilige Veranstaltung zu registrieren. Die Möglichkeit eines Gastbenutzerkontos und einer Registrierung zu einer Veranstaltung, ohne das Anlegen eines Benutzerkontos, ist nicht vorgesehen.

(2) Die im Rahmen des Registrierungsprozesses verarbeiteten personenbezogenen Daten unterschieden sich danach, ob Sie

  1. lediglich als Besucher*in der Veranstaltung teilnehmen,
  2. Programmbeiträge für die Veranstaltung einreichen, bewerten oder begutachten,
  3. oder weitere Dienstleistungen im Zusammenhang in Anspruch nehmen, die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden, wie
    1. Hotelzimmerbuchungen, -reservierungen
    2. Verpflegung und Bewirtung (Cateringdienstleistungen)
    3. Koordinierung der Vortragsabwicklung (Zu- bzw. Absage zu Vortragseinladungen).

(3) Beim erstmaligen eigenen Anlegen eines Benutzerkontos zur Registrierung für Veranstaltungen oder eines Kundenkontos zur Einreichung eines Programmbeitrages, erheben wir Ihre Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) und fordern Sie auf, einen Benutzernamen und ein Passwort auszuwählen. Diese Angaben werden dann für die Erstellung eines Benutzerkontos verwendet. Mit diesen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) können Sie sich zukünftig anmelden und weitere Dienste in Anspruch nehmen.

Sofern Sie im Auftrag eines/einer Dritten ein Benutzerkonto anlegen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. In diesem Fall haben Sie sicherzustellen, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind.

Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, keinem/keiner Dritten mitzuteilen und diese so aufzubewahren, dass Dritten keine – auch keine zufällige – Kenntnisnahme ermöglicht wird. Sie sind weiter verpflichtet, keinem/keiner Dritten die Nutzung Ihres Benutzerkontos über Ihre Zugangsdaten zu ermöglichen.

Sofern Sie befürchten, dass Dritte Ihre Zugangsdaten erlangt haben oder ein Missbrauch vorliegt, sind Sie verpflichtet, uns unverzüglich schriftlich oder per E-Mail zu informieren.

Sie haften grundsätzlich für sämtliche Aktivitäten, die unter Verwendung Ihres Benutzerkontos vorgenommen werden, es sei denn, Sie haben den Missbrauch Ihres Benutzerkontos nicht zu vertreten, weil keine Verletzung der bestehenden Sorgfaltspflichten vorliegt.

§ 3 Teilnahme an Veranstaltungen als Besucher*in

(1) Mit der Erstellung des Benutzerkontos ist die Registrierung für Veranstaltungen möglich.

(2) Dem Registrierungsprozess ist eine Vorabfrage über die Teilnahmeart vorgeschaltet. Durch diese Vorabfrage erfahren wir, ob ein*e Teilnehmer*in für Ermäßigungen berechtigt ist. Zur Überprüfung der Ermäßigungsberechtigung ist es erforderlich weitere Daten zu erheben.
Bei der Auswahl der Vorabfrage „ermäßigt“ sind entsprechende Nachweise im Anschluss Ihrer Registrierung zur Überprüfung zu übermitteln, wenn nicht anderes beschrieben ist. Die Übermittlung des Nachweises hat über die Funktion „Hochladen“ zu erfolgen. Alternativ werden Sie gebeten, Ihren Nachweis per E-Mail oder Fax an den entsprechenden Registrierungskontakt zu senden. Bei Rückfragen können Sie sich an den/die zuständige*n Ansprechpartner*in für die Veranstaltung wenden, die Kontaktdaten sind im Registrierungsprozess angegeben.
Bei der Auswahl der Vorabfrage „Mitglieder“ erfolgt ein Abgleich Ihrer Angaben mit den Informationen, die der/die jeweilige Aussteller*in der „Mitgliedschaft“ bereitgestellt hat (medizinische Fachgesellschaft, Verein, Verband etc.).

(3) Nach Beendigung der Vorabfrage und der Auswahl „mit der Buchung beginnen“ öffnet sich der Buchungsprozess. Hier erfolgt die Auswahl der einzelnen (kostenpflichtigen) Veranstaltungsteile (Besuch der Veranstaltung, Teilnahme am Workshop, einem Kurs oder sonstigen Veranstaltungsteilen).
Die zur Durchführung des Registrierungsvorganges erforderlichen Pflichtangaben sind entsprechend mit einem Stern gekennzeichnet. Die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern erfolgt dabei für die Erfüllung des Vertrages.

a.) Die Angabe von Daten, die zur Durchführung der Dienstleistungen erforderlich sind, sind als Pflichtfelder gekennzeichnet.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern ist Artikel 6 (1) b der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DS GVO).

b.) Die Angabe von Daten aus den freiwilligen Feldern, z. B. das Abonnieren von Newslettern oder Angaben zu Marketingzwecken, erfolgt auf freiwilliger Basis. Diese freiwilligen Angaben ermöglichen es uns,

  • Ihnen als Besucher*in gezielte Fachinformationen bereits vor einer Veranstaltung zukommen zu lassen,
  • im Nachgang an die Veranstaltung zukünftige Veranstaltungen besser zu gestalten,
  • sowie zielgerichtet auf Ihre Interessen einzugehen.

Mit dieser Eingabe entscheiden Sie selbst, welche Daten wir von Ihnen erhalten. Die Erteilung der Einwilligungserklärung erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie können Ihr Einverständnis ohne nachteilige Folgen verweigern und eine einmal erteilte Einwilligung auch jederzeit widerrufen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den freiwilligen Feldern sind Artikel 6 (1) a und f EU DS GVO.

c.) Abschluss des Buchungsprozesses
Vor dem Abschluss jedes Registrierungsvorganges, der Einreichung von Programmbeiträgen und deren Koordinierung oder der Inanspruchnahme von sonstigen Dienstleistungen, bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen zu haben oder bei telefonischer Bestellung durch mündliche Einverständniserklärung, dass Sie die zu diesem Zeitpunkt gültigen Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen haben und ihnen zustimmen.
Im Anschluss erhalten Sie eine zusammenfassende Buchungsübersicht über die ausgewählten Veranstaltungsteile, bevor Sie in einem nächsten Buchungsschritt das Zahlungsmittel auswählen und die Teilnahmeanmeldung durch Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen abschließen können.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern ist Artikel 6 (1) b, f Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU DS GVO).

d.) Zahlungsabwicklung
Innerhalb des Online-Buchungsprozesses bieten wir die das SEPA-Lastschriftverfahren, die Zahlung per Kreditkarte (American Express, Mastercard und Visa) und/oder durch Vorkasse per Banküberweisung (Überweisung) an.
Die zur Bestellabwicklung erforderlichen Daten werden, je nach dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsmittel, an den/die entsprechende*n Zahlungsdienstleister*in übermittelt bzw. ggf. direkt bei Ihnen erhoben.

Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der/die Zahlungsdienstleister*in.

Die Zahlungsabwicklung für die SEPA-Lastschriftverfahren und Kreditkarten erfolgt über die Zahlungsdienstleisterin Computop Wirtschaftsinformatik GmbH, Schwarzenbergstr. 4, D-96050 Bamberg sowie Condardis GmbH, Helfmann-Park 7, 65760 Eschborn. Weitere datenschutzrechtliche Informationen, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Computop: https://www.computop.com/de/datenschutz/ bzw. Concardis unter https://www.concardis.com/datenschutzerklaerung.

Rechtsgrundlage für die Vorgänge im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung und etwaiger -geltendmachung und -durchsetzung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Rechtsgrundlage für die Vorgänge im Zusammenhang mit steuerlichen Prüfungen und der Erstellung von Jahresabschlüssen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

§ 4 Einreichen von Programmbeiträgen

(1) Bei manchen Veranstaltungen können Sie Ihr Benutzerkonto auch verwenden, um Programmbeiträge für Veranstaltungen einzureichen. Es erfolgt eine Erläuterung der Richtlinien zur Einreichung eines Abstracts sowie der Bewerbung für die Posterpreise und Kongressstipendien, sofern anfallend, bevor die allgemeinen Informationen über den Programmbeitrag als Pflichtfelder (Beitragstitel, Präsentationsart, das Beitragsthemengebiet und die Veröffentlichung) abgefragt werden.

(2) Ebenfalls erfolgt eine Abfrage, ob die Einreichung im eigenen Namen (als Autor*in), im fremden Namen (für eine*n Dritte*n) oder gemeinschaftlich mit einem/einer anderen (einem/einer Co-Autor*in) erfolgt. Bei der Einreichung eines Beitrages für eine*n Dritte*n oder gemeinschaftlich mit einem/einer Dritte*n erklären Sie, das Einverständnis des/der Dritten bzw. des/der Co-Autors/Autorin erhalten zu haben.

(3) Sofern Sie uns mit der Einreichung eines Programmbeitrages telefonisch oder per E-Mail aufgefordert haben, reichen wir den Programmbeitrag für Sie und/oder Ihre*n Co-Autoren/Autorin ein und informieren diese*n anschließend per E-Mail über die Einreichung des Programmbeitrags.

§ 5 Weitere Dienstleistungen

Im Rahmen des Registrierungsprozesses können Sie auch weitere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden:

(1) Hotelzimmervermittlungen
Für ausgewählte Veranstaltungen bieten wir als weitere Dienstleistung Hotelzimmervermittlungen (Hotelzimmerbuchung bzw. Hotelzimmerreservierungen) an.
Mit der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung erteilen Sie uns die Einwilligung, die zur Abwicklung dieser Dienstleistung erforderlichen Daten, z. B. die Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie Abrechnungsdaten (Zahlungsart, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten zur Rechnungslegung), an den/die entsprechende*n externe*n Dienstleister*in (hier: Übernachtungsdienstleister*in; Hotel) zu übermitteln.

§ 6 Tabellarische Auflistung Cookies

Statistik-Cookies helfen Webseiten-Besitzern zu verstehen, wie Besucher*innen mit Webseiten interagieren, indem Informationen anonym gesammelt und gemeldet werden.

Name

Art

Beschreibung

Gültigkeit

Ursprung

cr_client

Persistent Cookie, http

Erkennung des Cleverreach Acounts

14 Tage

Cleverreach

cr_mailing

Persistent Cookie, http

Erkennung der Mailing-ID

14 Tage

Cleverreach

cr_user

Persistent Cookie, http

Erkennung der Mailing-ID

14 Tage

Cleverreach

PHPSESSID

Transiente Cookies

Identifikation einer Nutzersitzung

Session

Converia

checkin_list_id

Transiente Cookies

Bereitstellung von Informationen im Teilnehmer Check-in Modul (Administrativ)

Session

Converia

CFK_REGISTRATION_COUNTER_MODE

Transiente Cookies

Session

Converia

PAPERACCESSLIST

Transiente Cookies

Session

Converia

Converia_Be_SID

Transiente Cookies

Identifikation eines/einer Backendnutzers/Backendnutzerin

Session

Converia

Converia_SID

Transiente Cookies

Identifikation eines/einer Frontendnutzers/Frontendnutzerin

Session

Converia

 

§ 7 Sicherheitszertifikate

Diese Website, einschließlich Ihrer Unterseiten, verwendet eine verschlüsselte Übertragung, um die Sicherheit bei der Übertragung von personenbezogenen Daten sicherzustellen. Die verschlüsselte Übertragung erfolgt auf Basis eines Zertifikats.

Teil C: Vor-Ort-Anmeldung an SB-Terminals

§ 1 Benutzerkonto und Registrierung für Veranstaltungen an SB-Terminals

(1) Bei ausgewählten Veranstaltungen ermöglichen wir die Registrierung an SB-Terminals. Möchten Sie eine Veranstaltung besuchen, ist es erforderlich ein Benutzerkonto einzurichten und sich für die jeweilige Veranstaltung zu registrieren. Die Möglichkeit eines Gastbenutzerkontos und einer Registrierung zu einer Veranstaltung, ohne das Anlegen eines Benutzerkontos, ist nicht vorgesehen. Bei ausgewählten Veranstaltungen kann dies auch Vor-Ort durch unmittelbare Registrierung und Anmeldung bei den SB-Terminals erfolgen.

(2) Die im Rahmen des Registrierungsprozesses verarbeiteten personenbezogenen Daten unterschieden sich danach, ob Sie

  1. lediglich als Besucher*in der Veranstaltung teilnehmen,
  2. Programmbeiträge für die Veranstaltung einreichen, bewerten oder begutachten,
  3. oder weitere Dienstleistungen im Zusammenhang in Anspruch nehmen, die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden, wie
    1. Hotelzimmerbuchungen, -reservierungen
    2. Verpflegung und Bewirtung (Cateringdienstleistungen)
    3. Koordinierung der Vortragsabwicklung (Zu- bzw. Absage zu Vortragseinladungen).

(3) Beim erstmaligen eigenen Anlegen eines Benutzerkontos zur Registrierung für Veranstaltungen oder eines Kundenkontos zur Einreichung eines Programmbeitrages, erheben wir Ihre Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) und fordern Sie auf, einen Benutzernamen und ein Passwort auszuwählen. Diese Angaben werden dann für die Erstellung eines Benutzerkontos verwendet. Mit diesen Zugangsdaten (Benutzername und Passwort) können Sie sich zukünftig anmelden und weitere Dienste in Anspruch nehmen.

Sofern Sie im Auftrag eines/einer Dritten ein Benutzerkonto anlegen, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten. In diesem Fall haben Sie sicherzustellen, dass Sie zur Angabe der Daten berechtigt sind.

Sie sind verpflichtet, Ihre Zugangsdaten vertraulich zu behandeln, keinem/keiner Dritten mitzuteilen und diese so aufzubewahren, dass Dritten keine – auch keine zufällige – Kenntnisnahme ermöglicht wird. Sie sind weiter verpflichtet, keinem/keiner Dritten die Nutzung Ihres Benutzerkontos über Ihre Zugangsdaten zu ermöglichen.

Sofern Sie befürchten, dass Dritte Ihre Zugangsdaten erlangt haben oder ein Missbrauch vorliegt, sind Sie verpflichtet, uns unverzüglich schriftlich oder per E-Mail zu informieren.

Sie haften grundsätzlich für sämtliche Aktivitäten, die unter Verwendung Ihres Benutzerkontos vorgenommen werden, es sei denn, Sie haben den Missbrauch Ihres Benutzerkontos nicht zu vertreten, weil keine Verletzung der bestehenden Sorgfaltspflichten vorliegt.

§ 2 Teilnahme an Veranstaltungen als Besucher*in

(1) Mit der Erstellung des Benutzerkontos ist die Registrierung für Veranstaltungen möglich.

(2) Dem Registrierungsprozess ist eine Vorabfrage über die Teilnahmeart vorgeschaltet. Durch diese Vorabfrage erfahren wir, ob ein*e Teilnehmer*in für Ermäßigungen berechtigt ist. Zur Überprüfung der Ermäßigungsberechtigung ist es erforderlich weitere Daten zu erheben.
Bei der Auswahl der Vorabfrage „ermäßigt“ sind entsprechende Nachweise im Anschluss Ihrer Registrierung zur Überprüfung zu übermitteln, wenn nicht anderes beschrieben ist. Die Übermittlung des Nachweises hat über die Funktion „Hochladen“ zu erfolgen. Alternativ werden Sie gebeten, Ihren Nachweis per E-Mail oder Fax an den entsprechenden Registrierungskontakt zu senden. Bei Rückfragen können Sie sich an den/die zuständige*n Ansprechpartner*in für die Veranstaltung wenden, die Kontaktdaten sind im Registrierungsprozess angegeben.
Bei der Auswahl der Vorabfrage „Mitglieder“ erfolgt ein Abgleich Ihrer Angaben mit den Informationen, die der/die jeweilige Aussteller*in der „Mitgliedschaft“ bereitgestellt hat (medizinische Fachgesellschaft, Verein, Verband etc.).

(3) Nach Beendigung der Vorabfrage und der Auswahl „mit der Buchung beginnen“ öffnet sich der Buchungsprozess. Hier erfolgt die Auswahl der einzelnen (kostenpflichtigen) Veranstaltungsteile (Besuch der Veranstaltung, Teilnahme am Workshop, einem Kurs oder sonstigen Veranstaltungsteilen).
Die zur Durchführung des Registrierungsvorganges erforderlichen Pflichtangaben sind entsprechend mit einem Stern gekennzeichnet. Die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern erfolgt dabei für die Erfüllung des Vertrages.

a.) Die Angabe von Daten, die zur Durchführung der Dienstleistungen erforderlich sind, sind als Pflichtfelder gekennzeichnet.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern ist Artikel 6 (1) b der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DS GVO).

b.) Die Angabe von Daten aus den freiwilligen Feldern, z. B. das Abonnieren von Newslettern oder Angaben zu Marketingzwecken, erfolgt auf freiwilliger Basis. Diese freiwilligen Angaben ermöglichen es uns,

  • Ihnen als Besucher*in gezielte Fachinformationen bereits vor einer Veranstaltung zukommen zu lassen,
  • im Nachgang an die Veranstaltung zukünftige Veranstaltungen besser zu gestalten,
  • sowie zielgerichtet auf Ihre Interessen einzugehen.

Mit dieser Eingabe entscheiden Sie selbst, welche Daten wir von Ihnen erhalten. Die Erteilung der Einwilligungserklärung erfolgt auf freiwilliger Basis. Sie können Ihr Einverständnis ohne nachteilige Folgen verweigern und eine einmal erteilte Einwilligung auch jederzeit widerrufen.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den freiwilligen Feldern sind Artikel 6 (1) a und f EU DS GVO.

c.) Abschluss des Buchungsprozesses
Vor dem Abschluss jedes Registrierungsvorganges, der Einreichung von Programmbeiträgen und deren Koordinierung oder der Inanspruchnahme von sonstigen Dienstleistungen, bestätigen Sie durch Anklicken der Schaltfläche unsere Allgemeinen Geschäftsbedingungen und Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen zu haben oder bei telefonischer Bestellung durch mündliche Einverständniserklärung, dass Sie die zu diesem Zeitpunkt gültigen Datenschutzbestimmungen zur Kenntnis genommen haben und ihnen zustimmen.
Im Anschluss erhalten Sie eine zusammenfassende Buchungsübersicht über die ausgewählten Veranstaltungsteile, bevor Sie in einem nächsten Buchungsschritt das Zahlungsmittel auswählen und die Teilnahmeanmeldung durch Bestätigung der Allgemeinen Geschäftsbedingungen abschließen können.
Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten aus den Pflichtfeldern ist Artikel 6 (1) b, f Europäische Datenschutzgrundverordnung (EU DS GVO).

d.) Zahlungsabwicklung
Innerhalb des Online-Buchungsprozesses am SB-Terminal bieten wir die das SEPA-Lastschriftverfahren sowie die Zahlung per Kreditkarte (American Express, Mastercard und Visa) an.
Die zur Bestellabwicklung erforderlichen Daten werden, je nach dem von Ihnen ausgewählten Zahlungsmittel, an den/die entsprechende*n Zahlungsdienstleister*in übermittelt bzw. ggf. direkt bei Ihnen erhoben.

Die Verantwortung für Ihre Zahlungsdaten trägt der/die Zahlungsdienstleister*in.

Die Zahlungsabwicklung für die SEPA-Lastschriftverfahren und Kreditkarten erfolgt über die Zahlungsdienstleisterin Computop Wirtschaftsinformatik GmbH, Schwarzenbergstr. 4, D-96050 Bamberg sowie Condardis GmbH, Helfmann-Park 7, 65760 Eschborn. Weitere datenschutzrechtliche Informationen, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung von Computop: https://www.computop.com/de/datenschutz/ bzw. Concardis unter https://www.concardis.com/datenschutzerklaerung.

Rechtsgrundlage für die Vorgänge im Zusammenhang mit der Zahlungsabwicklung und etwaiger -geltendmachung und -durchsetzung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Rechtsgrundlage für die Vorgänge im Zusammenhang mit steuerlichen Prüfungen und der Erstellung von Jahresabschlüssen ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

§ 3 Weitere Dienstleistungen

Im Rahmen des Registrierungsprozesses können Sie auch weitere Dienstleistungen in Anspruch nehmen, die von uns bereitgestellt oder vermittelt werden:

(1) Verpflegung und Bewirtung (sog. Cateringdienstleistungen)
Bei ausgewählten Veranstaltungen werden Verpflegungs- und Bewirtungsleistungen (sog. Cateringdienstleistungen) für die einzelnen (kostenpflichtigen) Veranstaltungsteile (Besuch der Veranstaltung, Teilnahme am Workshop, einem Kurs oder sonstigen Veranstaltungsteilen) angeboten.
Im Rahmen dieser Abfrage ist es möglich, dass wir Sie um Angabe Ihrer Essgewohnheiten bitten. Zweck dieser Abfrage ist ausschließlich die Sicherstellung der bedarfsgerechten Planung und Koordinierung der Verpflegung und Bewirtung durch das Cateringunternehmen.
Mit der Inanspruchnahme dieser Dienstleistung erteilen Sie uns die Einwilligung, die zur Abwicklung dieser Dienstleistung erforderlichen Daten, z. B. die Kontaktdaten (Anrede, Name, Vorname, Anschrift, E-Mail-Adresse) sowie Abrechnungsdaten (Zahlungsart, Rechnungsadresse, Zahlungsdaten zur Rechnungslegung), an den/die entsprechende*n externe*n Dienstleister*in (hier: Bewirtungsdienstleister*in; Catering) zu übermitteln.

Teil D: Vor-Ort-Anmeldung am Counter

§ 1 Teilnahme an Veranstaltungen als Besucher*in am Counter

Bei Veranstaltungen besteht grundsätzlich die Möglichkeit eine Registrierung auch Vor-Ort am Registrierungsschalter (Counter) durchzuführen.

Auch bei einer Vor-Ort-Anmeldung am Counter ist es erforderlich ein Benutzerkonto einzurichten und sich für die jeweilige Veranstaltung zu registrieren. Die Einrichtung eines gesonderten Benutzerkontos und die Registrierung erfolgen durch Mitarbeiter*innen am Counter, die die Angaben des sog. On-Site-Formulars unmittelbar in das System einpflegen. Mit dem On-Site-Formular werden lediglich die für die Registrierung erforderlichen Pflichtdaten erhoben. Die Bezahlung erfolgt vor Ort per Kreditkarte (American Express, Mastercard und VISA) oder EC-Karte.